Tableau de bord d'une réunion

Un modérateur peut consulter le déroulé chiffré d’une réunion pendant qu’elle a lieu et après qu’elle est terminée, aussi longtemps que la rétention configurée le permet.

Ce qu’il montre

En synthèse : la durée, le nombre de participants, le temps de parole cumulé, le nombre de messages, et la répartition de la parole entre les personnes présentes.

Pour chaque participant : ses périodes de présence, son temps de parole, son temps de caméra, ses messages, ses réactions, ses mains levées, une note d’implication et la tenue de sa connexion.

Trois autres onglets complètent le tableau : la chronologie de la réunion (arrivées, départs, caméras, partages d’écran, mains levées, réactions, enregistrement), la conversation complète, et les sous-groupes lorsque la réunion en a comporté.

Ce que « temps de parole » veut dire

Le temps réellement passé à parler, mesuré à la voix. Écouter en silence avec un micro branché ne compte pas, et couper son micro n’est pas nécessaire pour que le compteur s’arrête. Les silences courts à l’intérieur d’une intervention sont absorbés, pour qu’une phrase ne soit pas découpée en dizaines de fragments.

Ce que « implication » veut dire

Une note sur dix qui compare chacun au participant le plus actif de cette réunion, sur quatre mesures à parts égales : temps de parole, messages, réactions et mains levées. Elle ne dit donc rien d’une réunion à l’autre : un dix signifie « le plus actif de cette salle », pas « très actif dans l’absolu ».

Les modérateurs ne sont pas notés et sont exclus de la comparaison. Sans cela, la personne qui anime fixerait la barre et toute la salle paraîtrait passive.

Ce que « connexion » veut dire

La colonne ne signale que ce qui s’est mal passé : elle reste discrète quand la connexion n’a jamais faibli, et indique sinon le pire moment atteint et le temps passé en dégradé. C’est ce qui permet de distinguer quelqu’un qui est parti de quelqu’un qui a été coupé.

L’état est toujours écrit en toutes lettres, jamais signalé par la seule couleur : les nuances employées ne sont pas distinguables par tout le monde.

Qui peut l’ouvrir

Les modérateurs seulement. Le bouton « Tableau de bord » se trouve dans le panneau Participants, à côté de l’export de la liste, et ouvre la page dans un nouvel onglet.

Le lien obtenu contient un secret propre à cette réunion. Il continue de fonctionner après la fin de la réunion et après un redémarrage du serveur, ce qui permet de le conserver ou de le transmettre à qui doit consulter le bilan. Il n’ouvre que cette réunion : le lien d’une réunion précédente de la même salle n’y donne pas accès.

Ce lien vaut donc accès à des données nominatives. Il se traite comme tel : la page n’est jamais indexée ni mise en cache par un intermédiaire, mais quiconque détient le lien détient l’accès.

Après la réunion

La page reste consultable tant que les données de session existent, c’est-à-dire pendant la durée de rétention choisie par l’exploitant (trente jours par défaut, voir Données de session). Passé ce délai, les données sont supprimées et le lien cesse de fonctionner.

Une même salle sert à plusieurs réunions successives. Chacune a son propre tableau de bord et son propre lien.

Comparer les séances d’une salle

Une salle réutilisée tient une séance après l’autre : le cours du mardi, la réunion hebdomadaire. Le bouton Comparer les séances, dans le panneau Participants, ouvre une page qui les met côte à côte : la présence séance après séance, une grille avec une ligne par personne et une colonne par séance, et le temps de parole et les messages de chaque fois.

Elle répond à la question qu’aucun tableau de bord de réunion ne peut trancher : qui ne vient plus.

Cette page a son propre lien, distinct de celui d’une réunion. Le lien d’une réunion n’ouvre que cette réunion, et ne donne pas accès à l’historique de la salle.

Comment les personnes sont reconnues

Si la salle est ouverte depuis une application qui sait qui sont ses utilisateurs (plateforme pédagogique, intranet, portail), chaque participant est reconnu par l’identifiant que cette application transmet. Une ligne correspond alors à une personne, quel que soit le nom affiché, l’appareil utilisé ou la semaine. Deux élèves qui s’appellent pareil restent deux lignes, et quelqu’un qui change son nom affiché reste sur la sienne.

Cet identifiant est signé à l’émission et vérifié à l’entrée, comme le rôle : personne ne peut se faire passer pour un autre en modifiant le lien.

Quand personne d’extérieur ne peut attester qui est qui, le rapprochement se fait sur le nom saisi, avec ce que cela implique : quelqu’un qui écrit son nom autrement apparaît sur deux lignes, et deux personnes qui saisissent le même nom sur une seule, signalée « Nom partagé ». La page dit laquelle des deux situations s’applique.

Ce qui ne se compare pas

Le score d’implication ne figure pas sur cette page. Il est relatif à la personne la plus active de sa réunion, donc deux valeurs de deux séances ne veulent pas dire la même chose. Seules des mesures absolues sont comparées ici : minutes, messages, présences.

La comparaison suppose que la salle soit réellement réutilisée, c’est-à-dire que le même lien serve plusieurs fois. Une réunion créée depuis l’accueil reçoit un identifiant tiré au hasard : elle est sa propre salle et n’a pas de séance précédente.

Exports

Trois fichiers se téléchargent depuis le tableau de bord, sous le titre de la réunion :

Fichier	Format	Ce qu’il contient
Liste des participants	CSV	qui était là, quand, combien de temps, temps de parole, messages
Conversation	CSV	ce qui a été dit, avec les fichiers partagés, les réactions et les messages corrigés
Données de la réunion	JSON	le dossier complet, tel qu’il est conservé sur le serveur

Les deux CSV s’ouvrent directement dans un tableur, accents compris. Le JSON est ce qu’un établissement archive, et ce que relit un traitement automatisé.

Les trois s’obtiennent avec le lien du tableau de bord, pendant la réunion comme après, et aucun ne contient ce lien : un fichier transmis par courriel ne donne donc pas accès au reste.

L’export de la liste des participants existe aussi depuis le panneau Participants pendant la réunion, décrit dans Modération : c’est le même contenu, obtenu sans passer par le tableau de bord.